Datenübernahme: 4 Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung
Die Datenübernahme ist wahrscheinlich niemands Lieblingsthema und trotzdem einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein ERP Projekt. Denn nur wenn die Daten in guter Qualität vom alten ins neue System übernommen werden können, finden sich die Anwender im neuen System komplett wieder.
Zusätzlich gilt der umgangssprachliche Satz „Sh*t in, sh*t out“. Ohne ordentliche Datenqualität kann das beste System nicht funktionieren. Stimmen Preise, Texte oder Ähnliches nicht, wird das System Ihnen am Ende nicht das darstellen, was Sie erwarten.
Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag 4 wichtige Tipps für eine erfolgreiche Datenübernahme:
1. Nur 1 Verantwortlicher
Es kann nur einen geben. Die alte Highlander-Weisheit gilt auch hier: 1 Person aus dem Projektteam verantwortet und überwacht die Datenaufbereitung und -Übernahme. Das heißt nicht, dass er die ganze Arbeit alleine machen muss. Natürlich sollte eine Datenübernahme, vor allem bei größeren Firmen, von einem Team durchgeführt werden. Dieses Team sollte allerdings nach ein und der selben Vorgabe arbeiten, damit unterschiedliche Arbeitsweisen nicht zu unterschiedlichen Endergebnissen führen.
2. Datenaufbereitung erst starten, nachdem das neue System bekannt ist
Ein häufig gemachter Fehler ist der voreilige Start der Datenaufbereitung. Was gut gemeint ist, kann hinterher zu doppelter Arbeit führen, wenn das neue System ein anderes Datenformat oder eine andere Struktur erwartet. Lassen Sie sich zuerst von Ihrem ERP-Anbieter auf das System und das Datenübernahme-Konzept schulen und starten Sie dann mit Vollgas in die Datenaufbereitung.
3. Ihre beste Chance für bessere Datenqualität
Sollte es in Ihrem Unternehmen kein Geheimnis sein, dass die Datenqualität im alten System zu wünschen übrig ließ, sollten Sie sich diese Chance nicht entgehen lassen. Eine Datenübernahme ist die beste Möglichkeit für eine Optimierung Ihrer Datenqualität. Planen Sie diese zusätzliche Zeit ein, die Ihre Mitarbeiter dafür benötigen und es wird sich definitiv lohnen. Sollten die Daten in schlechter Qualität ins neue System übernommen werden, gilt auch hier wieder: „Sh*t in, sh*t out“
4. Stückweise importieren und kontrollieren
Gehen Sie eine Datenübernahme nicht nur mit Fleiß an, sondern auch mit Cleverness. Bevor Sie sich auf die großen Excellisten stürzen und Massenänderungen durchführen, nehmen Sie sich erst einmal 2-5 Datensätze von jedem Typ (Artikel, Kunden, Lieferanten, etc.). Diese bereiten Sie nach den Vorgaben Ihres ERP-Anbieters auf und machen Sie einen Testimport. Funktioniert dieser einwandfrei kann es den Datenmassen an den Kragen gehen. Sollte hier ein Fehler auftreten, müssen Sie diesen wenigstens nicht bei tausenden von Datensätzen beheben.
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