Projektteam

Was zeichnet ein gutes Projektteam aus?

Entgegen der weit verbreiteten Meinung, dass eine erfolgreiche ERP-Einführung oder auch ein erfolgreicher ERP-Umstieg das Ergebnis von ausreichendem Kapital ist, stellt sich die Wahrheit als deutlich komplexer heraus:

Zeit und (das richtige) Personal sind oft unterschätzte und mindestens genauso wichtige Faktoren für eine erfolgreiche ERP-Implementierung.

Gerade kleine und kleine mittelständische Unternehmen mit meist nur begrenzten Ressourcen können sich hier keine Nachlässigkeiten erlauben.

Es gilt uneingeschränkt: Um ein ERP-Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, müssen alle Beteiligten von Anfang an gut zusammenarbeiten.

Doch was zeichnet ein gutes Projektteam aus? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit die Zusammenarbeit im Team und mit dem Implementierungspartner sowie dem ERP-Anbieter gelingt? Und was sind die Gründe, warum manche Projekte scheitern?

Die erste Frage, die sich Entscheider noch vor dem eigentlichen Auswahlprozess stellen sollten, ist:
Was wollen wir mit der Einführung einer Unternehmenssoftware grundsätzlich erreichen? Was ein Projektteam tatsächlich leisten muss, um eine ERP-Lösung erfolgreich produktiv zu setzen, hängt immer von den Gegebenheiten im Projekt ab:
– Wie sind die Ausgangsbedingungen?
– Wird an einem oder gleich an mehreren Standorten eingeführt?
– Welche Rollout-Strategie soll verfolgt werden?
– Und wie lange darf sich die ERP-Einführung maximal hinausziehen?
Selbstverständlich spielt auch
– das Know-how des Projektteams sowie
– dessen Kapazität eine große Rolle.

Als Vertriebs- und Implementierungsparter der oxaion gmbh setzt die AriBis die selbst entwickelte Einführungsmethode “F.A.S.T” auf Basis der vorkonfigurierten Module von oxaion easy Medizintechnik bei ihren Kunden ein:

  • fokussiert
  • agil
  • schnell
  • termintreu

Mit der Erfahrung aus über 350 Projekteinführungen in den letzten 16 Jahren und einem Fokus auf Projektgrößen mit 10 bis 35 Usern haben Sie im Team der AriBis einen qualifizierten Partner für die Implementierung Ihrer ERP-Lösung oxaion easy Medizintechnik.

Bei uns stehen

Ihre Mitarbeiter im Mittelpunkt

Gerade in kleineren Unternehmen, denen nicht so viele Ressourcen zur Verfügung stehen,  ist die Einplanung der Ressource “Mitarbeiter” im Rahmen der ERP-Einführung besonders wichtig. Wenn die Personaldecke im Unternehmen so dünn ist, dass die Mitarbeiter bereits ohne eine ERP-Einführung mit dem laufenden Kerngeschäft am Limit sind, wird eine erfolgreiche ERP-Implementierung wirklich schwierig.

Den Mitarbeitern und insbesondere den Key-Usern des Projektteams müssen genügend Kapazitäten für eigene Schulungen durch den Implementierungspartner, die Erstellung eigener Dokumentationen und die Schulung der User in der eigenen Abteilung eingeräumt werden. Dazu kommen regelmäßige interne Projekt-Status- und Umsetzungs-Meetings.

Dem Einführungsprojekt sollte höchste Aufmerksamkeit geschenkt werden – das bedeutet zum Beispiel auch, keine weiteren übergreifenden Projekte in diese Zeit zu legen, Urlaubsbeschränkungen, etc. Und ganz wichtig für den Erfolg des Projekts “ERP-Einführung”  sind die ehrlichen Überlegungen der Geschäftsführung und des ERP-Projektteam, welche Kapazitäten sie neben dem Tagesgeschäft freiräumen können und werden.

In dem Zusammenhang ist es besonders wichtig, die Rolle des Projektleiters sehr bedacht zu besetzen: Der- oder diejenige sollte in jedem Fall über die notwendigen konzeptionellen Fähigkeiten verfügen und auch in der Lage sein, die Abläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen vorausschauend zu koordinieren. Dazu gehören Führungsqualitäten ebenso wie tiefergehende Kenntnisse der einzelnen Prozesse und des Tagesgeschäfts. Es ist also der Blick auf das große Ganze sehr wichtig, damit auch fachliche Entscheidungen schnell herbeigeführt werden können.

Auch bei der Bildung des gesamten Projektteams sollte von Anfang an strukturiert vorgegangen werden. Es empfiehlt sich hier, dem ernannten Projektleiter die Entscheidungshoheit zu überlassen oder ihm mindestens ein großes Mitspracherecht bei der Teambesetzung einzuräumen. Im Laufe des Projektes ist schließlich er es, der das Team führen und motivieren muss. Bei guter Menschenkenntnis sowie Kenntnis der relevanten Prozesse reichen in der Regel schon wenige Wahlmöglichkeiten, um die Teamzusammenstellung zu optimieren oder vorteilhaft zu beeinflussen.

Auch sollten die beteiligten Mitarbeiter in den relevanten Bereichen früh Verantwortung für das Projekt übernehmen dürfen. Dafür muss ihnen aber auch genügend Zeit eingeräumt werden: Zumindest in heiklen Projektphasen sollten Key-User auch einmal ganz vom Tagesgeschäft freigestellt werden können. Der Freistellungsgrad ist dabei abhängig von der Gesamtlaufzeit des Projektes: Grob lässt sich sagen, dass bei einem Einführungszeitraum von 6-9 Monaten ca. 20% bis 40% der Arbeitszeit Projektarbeit sein sollte.

Folgende Punkte sollten bei der Wahl der Key-User eine Rolle spielen:

  • gute Kenntnisse der Ist-Prozesse
  • tragen zur Prozessgestaltung bei
  • bringen sich aktiv in das Projekt mit ein, bzw. steuern intern das Projekt für ihren Bereich
  • klare Vorstellung der Soll-Prozesse
  • lassen sich weitgehend vom Tagesgeschäft freistellen
  • Wille zur Neuorganisation
  • Offenheit für neue oder andere Abläufe
  • Ausreichende zeitliche Verfügbarkeit

Kick-Off als Fundament des erfolgreichen ERP-Projekts

Projektstart: Die Durchführung eines Kick-Offs ist der erste und wichtigste Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Projektteam. Man lernt sich kennen und einleitend werden hier allgemeine Ziele, Normen und Regeln sowie zeitliche und organisatorische Abläufe vorgestellt.
Auch sollte den Key-Usern genügend Zeit eingeräumt werden, ihre Rolle im Team und ihre Aufgaben kennenzulernen. Bei Entscheidungsfragen ist es zudem ratsam, einen Konsens herbeizuführen, das stärkt von Anfang an den Teamgeist.

Anschließend erarbeiten das Projektteam und der Implementierungspartner gemeinsam einen auf den das oxaion easy Konzept, die gebuchten Module und den geplanten Go-Live-Termin abgestimmten Projekt- und Schulungsplan. In diesem wird natürlich ebenfalls festgehalten, welche Key-User wann an welchen Schulungen teilnehmen.

Im Unternehmen selbst muss diesen Schulungen immer eine Abstimmung folgen:
– wo stehen wir mit der Aufbereitung unserer Stammdaten?
– wie setzen wir das Erlernte in unserem Unternehmen um?
– bis wann müssen welche Schritte erfolgt sein?

Folgende Voraussetzungen sind notwendig, damit die Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Implementierungspartner gelingt:

Aufgaben von Key-Usern umfassen:

  • Identifizierung relevanter Geschäftsprozesse
  • Selbständige Suche nach Lösungsansätzen
  • Systemeinrichtung (Stammdaten, Menüs, Berechtigungen etc.)
  • Testen der Geschäftsprozesse, Schnittstellen, Datenübernahme
  • Erstellen von Testfällen
  • Durchführung von Schulungen
  • Schulung von Mitarbeitern
  • Erstellung von Schulungsunterlagen
  • Überwachung von Meilensteinen für eigenen Bereich, wie Datenübernahme, Integrationstest etc.

User-Training und Wissensweitergabe

Parallel dazu sollte sich das Unternehmen fit machen für den anstehenden Go-Live. Eventuell müssen Berührungsängste abgebaut werden. Die Akzeptanz für ein neues System und neue Prozesse ist naturgemäß höher, wenn sich die Mitarbeiter schon im Vorfeld daran gewöhnen konnten. Damit die Kosten für den Schulungsaufwand im Rahmen bleiben, empfiehlt sich ein Train-The-Trainer-Konzept: Der Implementierungs-Partner schult dazu die Key-User und diese geben ihr Wissen dann in hausinternen Schulungen an die Anwenderinnen und Anwender der verschiedenen Bereiche weiter. Dazu müssen die Trainer natürlich selbst sicher im Umgang mit der neuen Software sein – die Zeit, die es dafür braucht, sollte ihnen auf alle Fälle gegeben werden.

Was unterscheidet also gute Teams von schlechten?
Und warum scheitern manche Projekte, während andere zu einem guten Abschluss gebracht werden?

Gute Teams

  • kommunizieren
  • suchen Lösungen statt Probleme
  • engagieren sich
  • begeistern andere
  • dokumentieren
  • geben ihr Wissen weiter
  • freuen sich auf einen Neustart mit verbesserten Bedingungen
  • halten Termine ein

Das Ergebnis:

  • aufgeschlossene, positive Stimmung gegenüber der neuen ERP-Lösung im Unternehmen
  • gemeinsames Überdenken und Besprechen von althergebrachten und ggfs. zu verändernden Geschäftsprozessen führt zu mehr Effizienz und Transparenz
  • das gemeinsame Projekt und Ziel bündelt Synergien und schweiß das Team zusammen
  • jeder tut mehr als zwingend nötig
  • der Go-Live-Termin wird eingehalten

Schlechte Teams entstehen, wenn Teammitglieder

  • Hürden und Schwierigkeiten suchen statt Lösungen
  • sich verweigern und inaktiv sind
  • schlechte Stimmung verbreiten
  • “früher” alles besser fanden
  • Termine nicht einhalten
  • ständig über zu viel Arbeit klagen statt zu delegieren und sich Freiräume zu schaffen

Die Konsequenzen sind u.a.

  • Engpässe bei der Projektrealisierung und
  • damit unzufriedene Mitarbeiter / schlechte Stimmung
  • Projektverzug, ggf. Verschiebung von Meilensteinen oder dem Echtstart
  • höheren Aufwand bei der ERP-Beratung
  • später im laufenden System keine optimale Ausnutzung des Software-Potentials.

Aus Erfahrung können wir an dieser Stelle nur zu einem schnellen Austausch der den Projekterfolg gefährdenden Mitarbeiter raten.

Den Echtstart bewältigen

In Hinblick auf Analyse, Datenmigration und Schulung der Key-User etc. sollte die Einführung von oxaion easy Medizintechnik nicht länger als 6-9 Monate dauern. Der Echtstart erfordert dabei natürlich noch einmal die volle Aufmerksamkeit aller Beteiligten. Jetzt muss die Lösung als übergreifende betriebswirtschaftliche Prozesskette funktionieren. Daher sind in dieser Zeit auch die Mitarbeiter der AriBis Software GmbH vor Ort und maßgeblich involviert. Auch nach dem Go-live lassen wir Sie und Ihr Projektteam in der Regel nicht einfach alleine, sondern unterstützen es unter anderem mit folgenden Maßnahmen:

    • Betriebswirtschaftliche/organisatorische Beratung
    • Unterstützung bei individuellen Anpassungen sowie Abläufen und Funktionalitäten
    • Unterstützung durch den Customer Support
    • Motivierung zur Formulierung von Weiterentwicklungsvorschlägen für den Standard
    • Qualitätssicherung